- Määrärahat-tilit osoittavat, miten voitot tai valtuutetut varat kohdennetaan osinkoihin, osakkaille, rahastoihin, projekteihin ja muihin erityisiin käyttötarkoituksiin.
- Yritykset käyttävät niitä tuloslaskelman jatkeena, kun taas hallitukset käyttävät niitä määrärahalaeissa sallittujen menojen seuraamiseen.
- Ne ovat elintärkeitä läpinäkyvyyden, lainsäädännön noudattamisen ja osakkeenomistajien, kumppaneiden, veronmaksajien ja valvontaelinten välisten riitojen ratkaisemisen kannalta.
Määrärahatili on yksi niistä ilmaisuista, jotka kuulostavat hyvin tekniseltä, mutta todellisuudessa se vastaa hyvin yksinkertaiseen kysymykseen: mitä rahalle tapahtuu, kun voittoa on tehty tai julkiset varat on hyväksytty? Liiketoiminnassa se osoittaa, miten tuotot jaetaan osakkeenomistajien, yhtiömiesten, rahastojen ja muiden tarkoitusten kesken. Valtionhallinnossa se osoittaa, miten verotulot ja muut tulot kohdennetaan ministeriöille, ohjelmille ja hankkeille.
Sijoittajan tai kansalaisen näkökulmasta määrärahatili on läpinäkyvyystyökalu : se yhdistää pääluvut (voitto, verotulot) rahojen todellisiin käyttötarkoituksiin. Pelkän " nettotuloksen" tai "kokonaisbudjetin" sijaan voit nähdä, kuinka paljon varoja on mennyt osinkoihin, palkkoihin, varauksiin tai tiettyihin valtion toimintoihin ja kuinka paljon on jäljellä tulevaisuutta varten.
Mikä on määrärahatili?
Kirjanpidon kielellä määrärahalla tarkoitetaan varojen varaamista tiettyyn käyttötarkoitukseen . Määrärahatili on virallinen raportti, johon kirjataan, miten varat – yleensä yrityksen voitot tai valtion tulot – on kohdennettu. Kyse ei ole päivittäisten kulujen kirjaamisesta, vaan sen osoittamisesta, mihin ylijäämä tai valtuutetut rahat lopulta päätyvät.
Kaupallisessa yrityksessä määräysvaltatili keskittyy voitonjakoon . Kun tuloslaskelma on laadittu ja nettotulos tiedetään, määräysvaltatili jakaa voiton osinkoihin, rahastoihin siirtoihin, yhtiömiesten palkkoihin, yhtiömiesten pääoman korkoihin ja mahdollisiin siirrettyihin voittovaroihin. Se vastaa kysymykseen: "Kuka saa minkä osuuden voitosta, ja kuinka paljon sitä pidetään yrityksen sisällä?"
Hallituksessa määrärahatili on sidottu budjettiprosessiin . Parlamentti tai kongressi hyväksyy eri osastojen ja ohjelmien menot. Kutakin hyväksyttyä menoerää seurataan määrärahatilillä, jolle kirjataan, kuinka paljon rahaa on hyvitetty, miten sitä voidaan käyttää, mitä toimintoja se kattaa ja mitä rajoituksia siihen sovelletaan. Käyttämättömät saldot voidaan joskus kohdentaa uudelleen tai raueta laista riippuen.
Tämän kaksoiskäytön vuoksi termiä määrärahatili käytetään sekä yritysten raportoinnissa että julkisessa rahoituksessa . Yhteinen teema on, että tili kertoo kohdentamisesta: siitä, miten rahat siirtyvät yleisestä voitosta tai tuloista tiettyihin, selkeästi nimettyihin kohteisiin.
Yritysten määrärahatilit
Liiketoiminnassa tilinpäätöstili on pohjimmiltaan tuloslaskelman jatke . Kun tiedät kauden nettotuloksen, tilinpäätös näyttää, miten voitto jaetaan. Se on erityisen tärkeä yhteisöille, joissa omistajuus ja voitonjako voivat olla monimutkaisia, kuten henkilöyhtiöille ja osakeyhtiöille.
Osakeyhtiöt ja LLC:t käyttävät tilinpäätössiirtoja näyttääkseen voittovirrat osakkeenomistajille ja rahastoihin . Tili alkaa tyypillisesti "voitolla ennen veroja", sitten näyttää yhtiöverot ja lopuksi "voiton verojen jälkeen". Tästä eteenpäin siinä eritellään, kuinka paljon siirretään eri rahastoihin, mitä ehdotetaan tai maksetaan osinkoina ja kuinka paljon jätetään yritykseen jakamattomina voittovaroina.
Yhtiöt käyttävät hieman erilaista määrärahatiliä . Tässä keskitytään siihen, miten nettovoitto jaetaan yhtiömiesten kesken yhtiösopimuksen mukaisesti. Tilillä näkyvät yhtiömiesten palkat (jotka ovat itse asiassa voiton, eivät kulujen määrärahoja), yhtiömiesten pääoman korot, sovitut voitto-osuussuhteet ja kunkin yhtiömiehen käyttötilille hyvitetty lopullinen summa.
Kummassakaan tapauksessa määrärahasiirtotilillä ei kirjata käyttökustannuksia, kuten vuokraa tai sähköä tai kaasua – ne on jo kirjattu tuloslaskelmaan. Sen sijaan se selittää, miten jäljelle jäävä määrä jakautuu näiden käyttökustannusten ja verojen huomioimisen jälkeen.
Mitä yrityksessä anastetaan?
Yritykset varaavat (varaavat) rahaa monenlaisiin lyhyt- ja pitkän aikavälin tarpeisiin . Tyypillisiä käyttötarkoituksia, jotka näkyvät määrärahatilillä tai joita se tukee, ovat:
- Osingot osakkeenomistajille – sekä väliosingot (maksetaan vuoden aikana) että lopulliset osingot (ehdotetaan jaettavaksi vuoden lopussa).
- Siirrot yleisiin rahastoihin – taseen vahvistamiseksi ja tulevaisuuden riskien tai mahdollisuuksien varalta puskurina pidetyt määrät.
- Siirrot erityisrahastoihin – kuten debentuurien takaisinmaksuvaraus, uppoamisrahasto tai muut korvamerkityt varaukset velan takaisinmaksua tai suuria hankkeita varten.
- Liiketoimintaan jäävät määrät – voittojen siirtäminen käyttöpääoman, laajentumisen tai tulevien investointien tukemiseen.
Päätös varojen kohdentamisesta näihin eri kohteisiin on strateginen . Johto ja hallitus punnitsevat osakkeenomistajien osinko-odotuksia suhteessa palkkojen, tutkimus- ja kehitystyön, markkinointikampanjoiden, uusien tuotteiden tai yritysostojen rahoitustarpeeseen. Määrärahatili on näiden valintojen dokumentti.
Yrityksen määrärahatilin rakenne
Tyypillinen yrityksen määräysvaltatili alkaa kertyneistä voitoista . Usein näet edellisen vuoden kertyneistä voittovaroista siirretyn saldon lisättynä kuluvan vuoden nettovoittoon, jolloin saadaan määräysvaltaan käytettävissä oleva kokonaisvoitto.
Tästä kokonaissummasta yhtiö vähentää jokaisen määrärahaerän rivi riviltä . Tämä voi sisältää jo maksetut väliosingot, ehdotetut lopulliset osingot, niihin liittyvän osingonjakoveron (tarvittaessa), siirrot yleiseen vararahastoon, siirrot erityisiin vararahastoihin (kuten velkakirjojen lunastusrahastoihin tai uppoamisrahastoihin) ja joskus erityismäärärahat projekteille tai ennakoimattomille menoille.
Kaikkien tilinpäätössiirtojen jälkeen saatu luku on kertyneiden voittovarojen loppusaldo , joka siirretään seuraavan vuoden tileille. Tämä siirretty määrä näkyy taseen omassa pääomassa, yleensä kohdassa "kertyneet voittovarat" tai vastaavassa otsakkeessa.
Sijoittajille tämä rakenne tarjoaa arvokasta tietoa . Lukemalla määräysvaltatiliä rahavirtalaskelman rinnalla he voivat nähdä paitsi kuinka paljon voittoa syntyi, myös kuinka paljon heille palautettiin käteisenä, kuinka paljon yrityksen taloudelliset puskurit vahvistuivat ja kuinka aggressiivinen tai konservatiivinen osinkopolitiikka on.
Yksityiskohtainen esimerkki: Tech Innovators Oy.
Kuvittele IT-palveluyritys Tech Innovators Ltd., jolla on viisi perustajaa ja kaksikymmentä osakkeenomistajaa . Tilikauden lopussa tuloslaskelma osoittaa 200 000 rahayksikön nettovoittoa. Lisäksi edelliseltä vuodelta on 50 000 euroa kertyneitä voittovaroja.
Jakokelpoinen voitto on siis yhteensä 250 000 (50 000 alkusaldo + 200 000 kuluvan vuoden voitto). Talousjohtajan on nyt päätettävä ja julkistettava, miten tämä 250 000 jaetaan osinkojen, rahastojen ja kertyneiden voittovarojen kesken.
Ensin Tech Innovators maksaa väliosingon 1 osakkeelta 20 000 ulkona olevasta osakkeestaan, mikä on yhteensä 20 000 osaketta. Myöhemmin hallitus ehdottaa lopullista osinkoa 1.5 osakkeelta, johon lisätään vielä 30 000 osaketta. Kokonaisosingosta, 50 000 osaketta, maksetaan 15 %:n osinkovero 7 500 osaketta.
Seuraavaksi yhtiö vahvistaa varantojaan siirtämällä 50 000 yleiseen vararahastoon turvapuskurin luomiseksi, 10 000 debentuurien takaisinmaksurahastoon tulevia velanmaksuja varten ja 15 000 pitkän aikavälin velan vähentämiseen tarkoitettuun säästörahastoon. Näiden määrärahojen – väliosingon, ehdotetun lopullisen osingon, osinkoverotuksen ja varauksiin tehtyjen siirtojen – jälkeen määrärahojen kokonaismäärä on 132 500.
Jäljelle jäävät 117 500 euroa siirretään kertyneinä voittovaroina seuraavalle tilikaudelle. Vuoden tilinpäätössiirtojen tili osoittaa siis selvästi muutoksen 250 000 eurosta käytettävissä olevaan voittovaroihin 117 500 euroa kertyneisiin voittovaroihin, mikä selittää jokaisen jaon ja siirron matkan varrella.
Yhteistyökumppanuuksien määrärahat
Yhtiössä varojenjakotilillä on erilainen painotus . Yhtiössä ei ole osakkeenomistajia eikä osinkoja, vaan yhtiömiehet jakavat voittoa sovitun suhteen ja yhtiösopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti.
Yhtiövastikkeen tili laaditaan yleensä tuloslaskelman jälkeen . Kun nettotulos on tiedossa, tilillä näkyvät yhtiömiesten oikeuksiin liittyvät erät, kuten yhtiömiesten palkat (kiinteät summat, jotka myönnetään yhtiömiehille heidän työstään), yhtiömiesten pääoman korko (kunkin yhtiömiehen sijoittaman pääoman tuotto), nostojen korko (maksu, jos yhtiömiehet ovat nostaneet varoja vuoden aikana) ja jäljellä olevan voiton lopullinen osuus sovittujen prosenttiosuuksien mukaisesti.
Kunkin yhtiömiehen osuus voitosta hyvitetään sitten heidän käyttötileilleen yhtiökirjoissa . Nämä käyttötilit seuraavat, kuinka paljon kukin yhtiömies on velkaa tai on velkaa yritykselle, kun otetaan huomioon pääoma, voitot, nostot ja muut oikaisut. Määrärahatili toimii siltana kokonaisnettovoiton ja näille yhtiömiestileille päätyvien summien välillä.
Koska yhtiösuhteet voivat olla arkaluonteisia, määrärahatili on tärkeä todiste . Jos joku yhtiömies kyseenalaistaa osuutensa voitosta, palkasta tai korosta, määrärahatili ja yhtiösopimus yhdessä muodostavat perustan riidan ratkaisemiselle.
Valtion määrärahatilit
Julkisella sektorilla määrärahatilit ovat keskeisiä siinä, miten hallitukset suunnittelevat ja valvovat menoja . Kun kansallinen lainsäätäjä hyväksyy määrärahalain, se valtuuttaa tiettyjen rahamäärien käytön määriteltyihin tarkoituksiin. Kutakin näistä valtuutetuista summista seurataan määrärahatilillä.
Esimerkiksi Yhdysvaltojen Government Accountability Office (GAO) määrittelee määrärahatilin budjettivallan perusyksiköksi . Tyypillisesti jokainen numeroimaton kappale määrärahalaissa vastaa yhtä määrärahatiliä. Kyseinen tili voi kattaa useita toimintoja tai projekteja, ja siihen voi liittyä ehtoja, jotka koskevat vain kyseistä tiliä, lain osaa, koko lakia, muita määrärahalakeja tai koko hallitusta.
Valtion määrärahatilit helpottavat monimutkaisten meno-ohjelmien järjestämistä ja seurantaa . Esimerkiksi Yhdysvaltain liittovaltio käyttää useita eri määrärahatilejä erottaakseen puolustuksen, koulutuksen, terveydenhuollon, infrastruktuurin ja muut toiminnot varmistaen, että yhteen tarkoitukseen äänestettyä rahaa ei käytetä sattumanvaraisesti toiseen.
Nämä tilit ovat merkityksellisiä myös muiden maiden budjettijärjestelmissä . Esimerkiksi Intiassa valtion määrärahatilit laaditaan valtionvarainministeriön päätilintarkastajan (CAG) valvonnassa. Valtion taloutta koskevissa raporteissa, kuten Karnatakan osavaltion raporteissa, analysoidaan, miten määrärahoja käytettiin ja olivatko menot sallittujen rajojen ja tarkoitusten mukaisia.
Näin valtion määrärahat toimivat käytännössä
Prosessi alkaa yleensä tuloarvioilla – ennusteilla siitä, kuinka paljon hallitus odottaa keräävänsä veroista, maksuista ja muista lähteistä. Näiden arvioiden perusteella toimeenpanovalta ehdottaa budjettia, jossa varat kohdennetaan osastoille ja ohjelmille. Tämän jälkeen lainsäätäjä keskustelee ja hyväksyy määrärahalait, jotka valtuuttavat nämä kohdennukset.
Kun määräraha on hyväksytty, vastaavalle määrärahatilille hyvitetään hyväksytty summa . Kun osastot käyttävät varoja tämän valtuutuksen nojalla, tilille kirjataan velvoitteet ja menot. Määrärahaan liittyviä ehtoja, aikarajoja tai rajoituksia – kuten ”vain palkkoihin” tai ”käytettävissä, kunnes käytetty” – on noudatettava.
Jos osa määrärahasta jää käyttämättä kauden loppuun mennessä, voi tapahtua useita asioita . Käyttämätön saldo voi raueta ja palata yleiseen rahastoon, se voidaan osoittaa uudelleen toiseen tarkoitukseen tai se voi jäädä käytettäväksi määrärahan tyypistä ja sovellettavasta laista riippuen. Määrärahapäätökset, jatkopäätökset ja lisämäärärahat voivat muuttaa alkuperäisiä valtuutuksia.
Kansalaisille valtion määrärahatilit ovat tilivelvollisuuden väline . Ne osoittavat, kuinka paljon rahaa kukin ministeriö tai ohjelma sai käyttää ja miten näitä varoja todellisuudessa käytettiin. Tutkimalla näitä tilejä valvontaelimet ja yleisö voivat nähdä, olivatko resurssit linjassa poliittisten prioriteettien kanssa ja oliko varoja yli- tai alikulutettu.
Kuka laatii ja tarkastaa määrärahatilit?
Yhdysvalloissa valtion virastot ylläpitävät omia määrärahatilejään liittovaltion budjettisääntöjen mukaisesti , kun taas valvontaelimet, kuten GAO, tarkistavat ja raportoivat niiden käytöstä. GAO:n määritelmät ja ohjeet auttavat standardoimaan, miten määrärahatilejä ymmärretään ja raportoidaan koko hallinnossa.
Intiassa vastuu valtion määrärahatilien tarkastuksesta on valtionvarainvalvojalla ja tilintarkastajalla (CAG) . Perustuslain 149 artikla antaa CAG:lle valtuudet tarkastaa kaikki unionin ja osavaltioiden tulot ja menot , mukaan lukien määrärahoihin liittyvät tulot ja menot. CAG:n raportit korostavat hyväksyttyjen ja todellisten menojen välisiä eroja ja ilmoittavat mahdollisista sääntöjenvastaisuuksista.
Nämä julkisen sektorin määrärahatilit ovat käsitteellisesti rinnakkaisia yritysten määrärahatilien kanssa : molemmissa tapauksissa ne seuraavat, miten rahastojen yhteiskäyttöä jaetaan ja käytetään. Ero on sidosryhmissä: yrityksissä osakkeenomistajat ja lainanantajat välittävät eniten, kun taas julkisessa hallinnossa perimmäiset sidosryhmät ovat kansalaiset ja heidän edustajansa.
Miksi määrärahatilit ovat tärkeitä
Määrärahatilit ovat ratkaisevan tärkeitä, koska ne antavat selkeyttä siitä, miten voittoja tai julkisia varoja todellisuudessa käytetään . Ilman niitä tietäisit kokonaisvoiton tai kokonaisbudjetin, mutta et sitä, kuka hyötyy, kuinka paljon investoidaan uudelleen ja mitä varataan tulevaisuutta varten.
Osakkeenomistajille ja yhtiömiehille määrärahatili vahvistaa, että heille on maksettu sovittujen ehtojen mukaisesti . Osingot, yhtiömiesten palkat, pääoman korko ja voitto-osuussuhteet näkyvät kaikki tilillä. Jos joku uskoo saaneensa liian vähän, määrärahatili on yksi ensimmäisistä tarkistettavista asiakirjoista.
Potentiaaliset sijoittajat ja lainanantajat käyttävät analyysissään määräysvaltatilejä . Yhdistettynä tuloslaskelmaan, kassavirtalaskelmaan ja taseeseen määräysvaltatili paljastaa, kuinka konservatiivinen tai aggressiivinen johto on voiton jakamisessa, rahastojen kerryttämisessä ja osinkojen maksamisessa. Tämä vaikuttaa riskikäsityksiin, kasvupotentiaaliin ja osinkojen vakauteen.
Hallituksessa määrärahatilit tukevat julkisten varojen demokraattista valvontaa . Lainsäätäjät hyväksyvät menot tiettyihin tarkoituksiin, ja määrärahatilit mahdollistavat sen tarkistamisen, ovatko ministeriöt noudattaneet näitä valtuutuksia. Valvontaraportit käyttävät usein näitä tilejä finanssipoliittisen kurinalaisuuden ja politiikan toteuttamisen arvioimiseksi.
Laki- ja säädösvaatimukset
Monissa lainkäyttöalueissa yritysten on lain mukaan laadittava ja pidettävä yllä tilinpäätöserittelyjä osana vuositilinpäätöstään . Esimerkiksi Yhdistyneessä kuningaskunnassa vuoden 2006 yhtiölaki velvoittaa yritykset ylläpitämään asianmukaista kirjanpitoa, mukaan lukien tiedot siitä, miten voittoja käsitellään. Tytäryhtiöitä omaavien konsernien on laadittava konsolidoidut tilinpäätökset ja toimitettava ne Companies Houselle.
Näiden velvoitteiden noudattamatta jättäminen voi olla kallista . Seuraamuksiin voi kuulua huomattavia sakkoja, myöhästymismaksuja ja äärimmäisissä tapauksissa yrityksen poistaminen virallisesta rekisteristä, mikä tarkoittaa, että se ei voi enää toimia laillisesti. Johtajat voivat joutua henkilökohtaisiin seuraamuksiin, jos he laiminlyövät nämä velvollisuudet.
Veroviranomaiset voivat myös pyytää määräysvaltatilitietoja . Isossa-Britanniassa Hänen Majesteettinsa vero- ja tulliviranomainen (HMRC) voi pyytää yrityksiä ja henkilöyhtiöitä toimittamaan yksityiskohtaisia taloudellisia tietoja, mukaan lukien määräysvaltatilit, veroarviointien tueksi. Tällaisten tietojen toimittamatta jättäminen pyydettäessä voi johtaa lisärangaistuksiin ja tarkempaan tutkimukseen.
Kieli, valmistautuminen ja työkalut
Tilinpäätöstilit on yleensä laadittava lainkäyttöalueen virallisella kielellä . Yhdistyneen kuningaskunnan yritysten ja henkilöyhtiöiden osalta tämä tarkoittaa, että ne on laadittava englanniksi samojen pohjana olevien tietojen perusteella, joita käytetään tuloslaskelmassa ja muissa tilinpäätöksissä.
Merkityksensä vuoksi määrärahatilit laativat yleensä pätevät kirjanpitäjät, jotka ymmärtävät sekä tekniset säännöt että voitonjakoa ja voitonjakoa koskevat erityissopimukset. Esimerkiksi erän luokittelu väärin kuluksi määrärahan sijaan voi vääristää sekä verolaskelmia että sidosryhmien oikeuksia.
Monet yritykset käyttävät erikoistunutta kirjanpito-ohjelmistoa määrärahatilien luomiseen . Monet yritykset käyttävät erikoistunutta kirjanpito-ohjelmistoa, kuten MyTeamFinancea , määrärahatilien luomiseen.
Myös menotietoja tarkasti tallentavat järjestelmät edistävät luotettavien määrärahakirjojen luotettavuutta . Yritysten korttiratkaisut ja kulujenhallintajärjestelmät, kuten työkalut, kuten C3 Wallet , jotka automaattisesti tallentavat kuitit, luokittelevat kulut ja syöttävät tiedot kirjanpitojärjestelmiin, auttavat varmistamaan, että voittoluku – minkä tahansa määrärahan lähtökohta – on luotettava.
Määrärahatilit sijaitsevat tuloksen ja jaon risteyskohdassa : niissä otetaan huomioon toimintajakson tuottamat voitot tai valtuutetut varat ja näytetään rivi riviltä, miten nämä määrät jaetaan osakkeenomistajien, kumppaneiden, rahastojen, velan takaisinmaksun, valtion ohjelmien tai muiden kohteiden kesken, antaen sijoittajille, velkojille, sääntelyviranomaisille ja kansalaisille selkeän kuvan siitä, mihin rahat todellisuudessa menevät.